Politique sur la prestation des services professionnels


1. Entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le 12 octobre 2016. Elle régit Verreau Dufresne Avocats s.e.n.c.r.l. (« Verreau Dufresne ») et ses avocats.

2. Objectifs

Verreau Dufresne met à la disposition de ses clients québécois des avocats à Québec, Lévis, et Montmagny dans les différents domaines du droit québécois, du droit criminel et pénal ainsi que du droit fédéral.

Afin d’assurer les plus hauts standards de qualité dans la prestation des services professionnels de ses avocats, Verreau Dufresne adopte la présente politique, laquelle encadre la pratique de ses avocats de Québec, Lévis et Montmagny, pour les actes professionnels qu’ils sont appelés à poser partout au Québec.

Cette politique impose des façons de faire efficaces afin de favoriser la protection des intérêts des clients de Verreau Dufresne, notamment quant aux aspects suivants de la pratique de ses avocats :

  • Le contact entre le client et l’avocat
  • La gestion du dossier
  • Les honoraires
  • La satisfaction client

La présente politique n’offre au public et aux clients de Verreau Dufresne aucune garantie et ne constitue pas un contrat entre son personnel et le client. La présente politique est document interne et sa publication et sa diffusion est faite à des fins informatives seulement.

3. Le contact entre le client et l’avocat

3.1 Courtoisie et respect

Les avocats de Verreau Dufresne, peu importe où ils pratiquent au Québec, auront le souci constant de traiter les clients avec courtoisie et plein respect.

3.2 Traitement égalitaire

Au-delà d’un traitement respectueux, les avocats de Verreau Dufresne offrent à chaque client un traitement égalitaire, peu importe leur sexe, orientation sexuelle, âge, état civil, origine, handicap, condition sociale et convictions politiques.

3.3 Disponibilité

Les avocats de Verreau Dufresne ont l’obligation de faire preuve de disponibilité à l’égard de chaque client. Ceci implique de retourner les appels téléphoniques dans un délai raisonnable.

De plus, chaque avocat doit en tout temps s’assurer que ses clients puissent avoir un contact avec les membres du cabinet Verreau Dufresne pendant ses absences sur les heures de bureau, en vue de répondre à toute urgence qui pourrait survenir dans le cadre d’un dossier.

3.4 Clarté

Les avocats de Verreau Dufresne doivent communiquer avec les clients dans un langage simple et accessible et ce, que les interactions soient verbales ou écrites. Ils doivent en tout temps prendre les moyens raisonnables afin de s’assurer que les clients comprennent les enjeux du dossier et les étapes à venir. Aucune incompréhension ni ambiguïté ne doit être tolérée.

3.5 Lien de confiance

Les avocats de Verreau Dufresne ont une obligation de transparence et de franchise à l’égard de chaque client.

Pour les dossiers plus complexes, toute lacune dans les compétences ou les connaissances et tout manquement au Code de déontologie des avocats seront dénoncés au client sans délai et ce, sans tenir compte des conséquences financières potentielles qui pourraient être occasionnées à l’avocat ou à Verreau Dufresne. L’intérêt du client doit en permanence primer sur l’intérêt financier de l’avocat ou de Verreau Dufresne.

4. La gestion des dossiers

4.1 Organisation et structure

Les avocats de Verreau Dufresne doivent conduire leurs dossiers selon une méthode déterminée de tenue des dossiers, laquelle doit être conforme aux directives internes élaborées par Verreau Dufresne.

Les procédures, les correspondances, les pièces, les autorités doivent être classées séparément en vue de faciliter la conservation et l’organisation des dossiers. De plus, chaque dossier, peu importe l’endroit où il est traité dans la province de Québec, doit être conservé dans un endroit sécurisé.

4.2 Qualité des interventions

Les avocats de Verreau Dufresne doivent s’assurer que chaque intervention au dossier d’un client soit pertinente et nécessaire au bon déroulement du dossier.

Chaque intervention doit être effectuée dans des délais raisonnables notamment lorsque l’intervention requiert la participation du client, auquel cas le client ne doit jamais être victime du stress inhérent à une intervention tardive de l’avocat.

Lorsqu’il est à croire qu’un dossier peut faire l’objet d’un règlement à l’amiable, avant le procès, l’avocat a, sous réserve d’instructions contraire du client, l’obligation favoriser un règlement rapide du dossier au détriment de son intérêt financier personnel ou de celui de Verreau Dufresne.

4.3 Suivis

Les avocats de Verreau Dufresne doivent effectuer des suivis périodiques auprès du client afin de l’informer des développements récents et des enjeux de son dossier. Ce suivi peut se faire en personne, par téléphone ou par courrier électronique.

5. Les honoraires

5.1 Alternatives de facturation

Pour favoriser une justice plus accessible, Verreau Dufresne et ses avocats à Québec, Lévis et Montmagny mettent tout en œuvre pour proposer aux clients des modes de tarification adaptés à leur situation.

Selon le type de dossier, il peut s’agir d’une tarification à tarif horaire, forfaitaire, à pourcentage ou encore, d’une tarification mixte qui se veut une combinaison de plusieurs modes de tarification. Les avocats de Verreau Dufresne doivent se montrer réceptifs et analyser avec soin toute alternative de facturation qui serait proposée par un client.

5.2 Budget du dossier

Verreau Dufresne a développé un outil permettant d’optimiser l’évaluation des coûts d’un dossier judiciaire. Les avocats de Verreau Dufresne s’engagent à utiliser cet outil à la demande du client, lorsqu’il souhaite obtenir un estimé des coûts du dossier judiciaire.

Chaque estimé budgétaire doit être fait avec la plus grande attention afin de refléter au maximum les coûts réels d’un dossier. Chaque estimé budgétaire doit tenir compte des honoraires professionnels et des déboursés qui seront requis.

Lorsqu’un client requiert un estimé des coûts de son dossier, les avocats de Verreau Dufresne privilégient une approche d’analyse globale de projet. Les avocats doivent prendre des mesures concrètes afin de déterminer à quelles étapes du dossier il est possible de limiter les frais du client, sans compromettre la qualité des services professionnels rendus.

À cet effet, les avocats de Verreau Dufresne doivent évaluer notamment la question des déboursés nécessaires à la réalisation du mandat, de l’efficacité des actes professionnels posés et de l’utilisation des dernières technologies afin de limiter le temps et les frais requis pour la préparation de procédures et pour la communication de documents entre les différents intervenants au dossier.

5.3 Conventions de mandat

Les avocats de Verreau Dufresne doivent fournir aux clients le détail des considérations financières qui sont relatives au mandat confié.

Règle générale et sous réserve de certains types de dossiers, ces considérations financières sont exposées dans une convention de mandat type imposée par le cabinet. L’objectif de cette convention de mandat est de dissiper toute ambigüité quant à la nature du mandat confié par le client et quant aux implications financières du dossier confié à Verreau Dufresne.

5.4 Factures détaillées

Les avocats de Verreau Dufresne doivent rendre compte du détail des démarches effectuées dans leurs feuilles de temps.

Verreau Dufresne priorise les facturations d’honoraires détaillées afin de permettre aux clients de comprendre l’évolution du dossier et le détail des honoraires acquittés.

6. Surveillance

Verreau Dufresne sera en charge de surveiller l’application de la présente politique sur la prestation des services professionnels. À cette fin, Verreau Dufresne pourra demander des comptes à ses avocats de Québec, Lévis et Montmagny.